Jak rozliczać dropshipping? Faktura zakupu, sprzedaż i prosta księgowość

„Jak ja to rozliczę, skoro paczkę wysyłacie wy, a pieniądze dostaję ja?” To pytanie słyszymy od znajomych regularnie i rozumiemy, skąd się bierze. Dropshipping brzmi skomplikowanie, a od strony dokumentów jest prostszy niż zwykły sklep. Od nas dostajesz fakturę VAT jako dowód zakupu. Swoją sprzedaż dokumentujesz po swojej stronie, tak jak każdy sprzedawca. Różnica między jednym a drugim to Twój zarobek. Poniżej pokazujemy cały obieg dokumentów, z firmą i bez firmy.

Zasada: kupujesz u nas, sprzedajesz u siebie

W dropshippers.pl sprzedajesz we własnym imieniu. My jesteśmy Twoim dostawcą: sprzedajemy Ci towar po cenie hurtowej i wysyłamy go Twojemu klientowi. Ty sprzedajesz ten towar dalej po swojej cenie. Z punktu widzenia rozliczeń to zwykły handel, taki sam jak w sklepie, który kupuje w hurtowni i sprzedaje z półki.

Dlatego w dokumentach masz trzy proste strumienie:

Twój zarobek to sprzedaż minus zakup towaru i prowizje. Jaki podatek od niego zapłacisz i w jakiej formie, opisujemy w osobnym artykule dropshipping a podatki.

Co dostajesz od nas: faktura VAT jako dowód zakupu

Za Twoje zamówienia wystawiamy fakturę VAT. To Twój dowód zakupu towaru i dokument kosztowy. Najważniejsze szczegóły:

• Faktura zbiorcza. Nie dostajesz osobnego dokumentu do każdej paczki, tylko jedną fakturę za wszystkie zamówienia z danego okresu.
• Ty wybierasz, jak często. W ustawieniach panelu ustawiasz częstotliwość: codziennie, co tydzień, co dwa tygodnie albo raz w miesiącu. Najmniej pracy daje wariant miesięczny.
• Data na koniec okresu. Faktura za październik ma datę 31 października, więc trafia do właściwego miesiąca w Twoich rozliczeniach.
• Na firmę albo imiennie. Masz firmę, dostajesz fakturę na NIP. Sprzedajesz bez firmy, dostajesz fakturę imienną. Faktury na firmę trafiają też do KSeF.
• Od razu opłacona. Za zamówienia płacisz przy ich składaniu, więc faktura jest oznaczona jako opłacona.
• Zawsze pod ręką. PDF faktury pobierzesz w panelu, w zakładce Faktury.

Żeby faktury wystawiały się poprawnie, przed pierwszym zamówieniem uzupełnij w panelu dane do faktury.

Co wystawiasz Ty: dokumentujesz swoją sprzedaż

Druga strona to Twoja sprzedaż. Tutaj wszystko zależy od tego, czy masz firmę.

Sprzedajesz bez firmy (działalność nierejestrowana)

• prowadzisz uproszczoną ewidencję sprzedaży, czyli dzień po dniu zapisujesz kwoty ze sprzedaży,
• jeśli kupujący poprosi, wystawiasz mu rachunek albo fakturę,
• nasza faktura imienna to dokument potwierdzający Twój koszt zakupu towaru,
• raz w roku wykazujesz przychody i koszty w zeznaniu PIT, a podatek płacisz od różnicy według skali,
• pilnujesz limitu: w 2026 roku to 10 813,50 zł przychodu na kwartał. Liczy się przychód, czyli pełne kwoty od klientów, a nie sam zarobek.

Więcej o tym wariancie piszemy w przewodniku dropshipping bez firmy.

Masz firmę (JDG)

• dokumentujesz sprzedaż jak każdy sklep internetowy: fakturami dla firm, a sprzedaż konsumentom w wybranej formie ewidencji,
• przy sprzedaży wysyłkowej opłacanej przez bank lub platformę płatniczą zwykle nie potrzebujesz kasy fiskalnej, choć niektóre kategorie towarów jej wymagają,
• nasze faktury przekazujesz księgowej jako zakup towaru. Na ryczałcie kosztów się nie odlicza, na skali i podatku liniowym tak,
• jeśli jesteś VAT-owcem, odliczasz VAT z naszych faktur.

Wiele programów do faktur łączy się z Allegro i wystawia dokumenty sprzedaży automatycznie, więc przy większej liczbie zamówień nie robisz tego ręcznie.

Przykład: miesiąc sprzedaży na liczbach

Załóżmy, że w październiku sprzedałeś 40 sztuk produktu po 60 zł. Kupujesz go u nas po 35 zł, a prowizja platformy wynosi przykładowo 12%. Liczby są poglądowe:

Jeśli sprzedajesz bez firmy, do limitu działalności nierejestrowanej liczysz 2 400 zł przychodu, a nie 712 zł zarobku. Przy takiej sprzedaży co miesiąc kwartał zamyka się kwotą 7 200 zł, czyli poniżej limitu. Jeśli masz firmę na ryczałcie, podatek liczysz od przychodu ze sprzedaży. Na skali albo podatku liniowym liczysz go od dochodu, czyli po odjęciu kosztów z faktur. Swoje produkty przelicz w kalkulatorze marży.

Zwroty i korekty w dokumentach

Zwroty w dokumentach działają symetrycznie. Kiedy klient zwraca towar, oddajesz mu pieniądze i Twoja sprzedaż maleje, co odnotowujesz w ewidencji albo korektą swojej faktury. Kiedy odsyłasz ten towar nam i zwrot zostaje przyjęty, Twój koszt też maleje:

• jeśli zamówienie było już na fakturze, wystawiamy fakturę korygującą,
• jeśli faktura za ten okres jeszcze nie powstała, zwrócone sztuki po prostu się na niej nie znajdą.

Pieniądze za przyjęty zwrot trafiają na skarbonkę w panelu. Cały proces zwrotów krok po kroku opisujemy w artykule zwroty w dropshippingu.

Porządek w papierach w kwadrans miesięcznie

1. Uzupełnij dane do faktury w panelu, zanim złożysz pierwsze zamówienie.
2. Ustaw faktury raz w miesiącu, jeśli nie masz powodu, żeby było inaczej. Jeden dokument na miesiąc to najmniej pracy.
3. Na początku miesiąca pobierz fakturę za poprzedni miesiąc i przekaż ją księgowej albo dołącz do swojej dokumentacji.
4. Pobierz z platformy zestawienie sprzedaży i faktury za prowizje.
5. Bez firmy: uzupełnij ewidencję sprzedaży i sprawdź, ile zostało do limitu w kwartale.
6. Trzymaj pieniądze ze sprzedaży osobno, najlepiej na osobnym koncie. Łatwiej wtedy zobaczyć, ile naprawdę zarabiasz.

Ile pieniędzy potrzebujesz w obiegu i kiedy płacisz za zamówienia, opisujemy w artykule czy do dropshippingu potrzebny jest kapitał.

FAQ